Privacybeleid Vindo

Versie 1.2 | 10 september 2026

Vindo helpt bedrijven met online zichtbaarheid, content, websites en telefonische bereikbaarheid via AI. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij voor onze eigen bedrijfsvoering verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens delen en welke rechten je hebt. Dit beleid geldt voor www.hallovindo.nl, onze contactkanalen, onze eigen AI demonstratie en onze relaties met klanten en andere zakelijke contacten.

1 Wie verantwoordelijk is

Vindo is een handelsnaam van JE experiences, gevestigd aan Poortland 66, 1046 BD Amsterdam, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 73990175. Deze onderneming is verwerkingsverantwoordelijke voor de in dit beleid beschreven eigen verwerkingen.

Je bereikt ons voor privacyvragen en verzoeken via welkom@hallovindo.nl, telefonisch op 085 004 1940 of per post op het hierboven vermelde adres.

Beheren wij namens een klant diens website, bedrijfsprofiel, content, agenda of AI Receptionist, dan is die klant doorgaans verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van zijn bezoekers, bellers en klanten. Wij handelen daarbij als verwerker volgens een verwerkersovereenkomst. Voor die verwerking geldt het privacybeleid van de betrokken klant. Ontvangen wij hierover een verzoek, dan helpen wij je het bij de juiste partij te krijgen.

2 Welke gegevens wij ontvangen

Wij ontvangen gegevens die je zelf verstrekt, bijvoorbeeld via het contactformulier, een bestelling, e-mail, WhatsApp, een intake, een upload of een telefoongesprek. Het gaat om je naam, bedrijf, functie, e-mailadres, telefoonnummer, correspondentie en informatie over de gewenste diensten.

Voor bestellingen en administratie verwerken wij ook factuurgegevens, adresgegevens, KvK en btw gegevens voor zover nodig, bestelde diensten, betaalstatus, transactiegegevens en eventueel een bankrekening of incassomachtiging. Betaalgegevens die je rechtstreeks bij een betaalprovider invoert worden volgens de inrichting van die betaaldienst verwerkt; wij hebben geen volledige kaartgegevens nodig.

Bij dienstverlening kunnen wij zakelijke profielen, websiteadressen, aangeleverde teksten en afbeeldingen, accountidentificatoren en verleende beheerrechten ontvangen. Persoonsgegevens in content en gegevens van de klanten van onze opdrachtgever verwerken wij binnen de opdracht zoals beschreven onder artikel 1.

Bij websitegebruik kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, apparaat- en browsergegevens, bezochte pagina's, tijdstip, verwijzende pagina en fout- of beveiligingsmeldingen. Of aanvullende meetgegevens worden verzameld, hangt af van de werkelijk ingeschakelde analysetools en je cookiekeuze. Het actuele overzicht staat onder artikel 8.

Wij kunnen zakelijke contactgegevens ontvangen via een collega, je werkgever, een introductie of een openbaar zakelijk profiel. Openbaarheid betekent niet dat wij deze gegevens onbeperkt mogen gebruiken. Wij gebruiken uitsluitend informatie die nodig is voor het concrete zakelijke contact en informeren je over de bron bij het eerste contact, of uiterlijk binnen één maand wanneer de AVG dat vereist.

3 Waarvoor wij gegevens gebruiken

Wij verwerken persoonsgegevens alleen met een toepasselijke rechtsgrond uit de AVG. Hieronder staat per doel welke grondslag wij gebruiken.

Contact en kennismaking

Wij gebruiken je contactgegevens en bericht om vragen te beantwoorden, een kennismaking te plannen en een passend voorstel te maken. Wanneer je zelf als natuurlijke persoon een overeenkomst wilt sluiten, is de grondslag het nemen van maatregelen op jouw verzoek vóór die overeenkomst. Bij contact met een medewerker of vertegenwoordiger van een bedrijf is de grondslag ons gerechtvaardigd belang om zakelijke aanvragen te behandelen en met de juiste contactpersoon te communiceren.

Uitvoering en support

Wij gebruiken de noodzakelijke klant- en contactgegevens om diensten te leveren, afspraken vast te leggen, toegang te organiseren, support te geven en over de opdracht te communiceren. Bij een overeenkomst met jou als natuurlijke persoon is de grondslag uitvoering van die overeenkomst. Voor contactpersonen van een rechtspersoon is dat ons gerechtvaardigd belang bij uitvoering en beheer van de zakelijke relatie.

Betaling en administratie

Voor facturatie en betaling gebruiken wij de voor de overeenkomst noodzakelijke gegevens. Het bewaren van de wettelijk verplichte administratie gebeurt op grond van een wettelijke verplichting. Bij betalingsproblemen kunnen wij noodzakelijke gegevens gebruiken voor het vaststellen of innen van een vordering; daarvoor hebben wij een gerechtvaardigd belang.

Nieuwsbrieven en aanbiedingen

Wij sturen nieuwsbrieven en commerciële e-mails wanneer je je daarvoor hebt aangemeld. De grondslag is toestemming. Aan bestaande klanten mogen wij onder de wettelijke voorwaarden berichten over eigen soortgelijke diensten sturen, met een afmeldmogelijkheid bij het verzamelen van het e-mailadres en in elk bericht. Voor die beperkte klantcommunicatie is onze AVG grondslag gerechtvaardigd belang; wij respecteren daarnaast de regels voor elektronische marketing.

Je kunt je kosteloos afmelden via de afmeldlink of welkom@hallovindo.nl. Een contactaanvraag of het aanvaarden van algemene voorwaarden is geen nieuwsbriefaanmelding. Wij gebruiken WhatsApp niet voor ongevraagde commerciële berichten zonder de daarvoor vereiste toestemming of toepasselijke wettelijke uitzondering.

Beveiliging en beheer

Wij verwerken beperkte technische gegevens om onze website en systemen beschikbaar en veilig te houden, fouten op te lossen, misbruik tegen te gaan en incidenten te onderzoeken. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij veilige dienstverlening. Wij beperken de hoeveelheid gegevens, toegang en bewaartermijn tot wat daarvoor nodig is.

Metingen en cookies

Functionele opslag gebruiken wij om de gevraagde websitefuncties te leveren. Voor zover daarbij persoonsgegevens worden verwerkt, baseren wij dat op uitvoering van de gevraagde dienst of ons gerechtvaardigd belang bij een werkende website. Voor analysetechnieken met geen of geringe privacygevolgen kan gerechtvaardigd belang gelden. Voor tracking, advertentiemeting en andere niet-noodzakelijke technieken waarvoor toestemming vereist is, vragen wij vooraf toestemming. Artikel 8 beschrijft de keuzes en het actuele gebruik.

Rechten en geschillen

Wij verwerken de noodzakelijke gegevens om privacyverzoeken te beantwoorden en wettelijke verplichtingen na te komen. Daarvoor geldt een wettelijke verplichting. Bewaring van beperkte bewijsstukken voor een concrete klacht of rechtsvordering baseren wij op ons gerechtvaardigd belang bij het kunnen behandelen en onderbouwen daarvan.

Waar wij gerechtvaardigd belang gebruiken, wegen wij ons belang af tegen jouw rechten en redelijke verwachtingen. Je kunt bezwaar maken. Bij direct marketing stoppen wij na bezwaar; bij andere verwerkingen beoordelen wij of dwingende gerechtvaardigde gronden of een rechtsvordering voortzetting rechtvaardigen.

4 Onze AI Receptionist en demonstratielijn

Wanneer je onze eigen AI Receptionist of demonstratielijn belt, verwerkt de dienst je spraak in real time om je vraag te begrijpen en een antwoord te geven. Daarvoor kunnen je telefoonnummer, gesprekstijdstip, de door jou genoemde gegevens, gespreksinhoud en eventuele afspraak- of terugbelgegevens worden verwerkt. De assistent meldt aan het begin dat je met AI spreekt.

Voor het beantwoorden en opvolgen van een zakelijke vraag is de grondslag ons gerechtvaardigd belang om bereikbaar te zijn en aanvragen af te handelen. Voor een door jou gevraagde voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst met jou als natuurlijke persoon kan de contractuele grondslag gelden. Bel je alleen om de demonstratie te proberen, dan is de grondslag ons gerechtvaardigd belang om de door jou gevraagde demonstratie te leveren, beperkt tot de daarvoor noodzakelijke verwerking.

Real-time spraakverwerking is iets anders dan het bewaren van een audio-opname of volledig transcript. Voor onze eigen AI-lijnen is verwerking en opslag binnen de Europese Economische Ruimte ingericht. Audio-opnamen en volledige transcripten worden standaard niet voor eigen doeleinden bewaard. Alleen een beperkte samenvatting, afspraak of terugbelverzoek kan worden bewaard wanneer dat nodig is voor opvolging, maximaal dertig dagen. Wanneer voor een specifieke lijn een opname, transcript of langere bewaartermijn wordt ingeschakeld, informeren wij bellers daarover vooraf of bij het eerste gebruik.

Voor een eventuele opname die uitsluitend dient voor optionele kwaliteitsbeoordeling of ontwikkeling vragen wij vooraf afzonderlijke toestemming. We leggen vast waarvoor de opname wordt gebruikt en hoe lang deze wordt bewaard. Zonder die toestemming vindt deze optionele opname niet plaats. Alleen blijven hangen na een algemene melding behandelen wij niet als expliciete toestemming. Voor andere vormen van gespreksvastlegging wordt de toepasselijke grondslag en noodzaak afzonderlijk vastgesteld en in de informatie voor bellers vermeld.

Je kunt ons ook mailen op welkom@hallovindo.nl om je vraag aan een medewerker voor te leggen. Noem tijdens een demonstratie geen gegevens over gezondheid, strafzaken, burgerservicenummers, betaalkaartgegevens of andere gevoelige informatie. De standaarddienst is niet voor deze informatie ingericht.

Wij gebruiken identificeerbare gesprekken, transcripties en klantcontent niet voor het trainen van algemeen inzetbare AI modellen. Wij leggen dit waar nodig ook vast in onze afspraken met leveranciers en richten hun diensten daarop in. Het gebruik van een algemene AI merknaam op onze website betekent niet dat jouw gesprek naar al die aanbieders wordt gestuurd.

Wanneer wij een receptionist voor een ander bedrijf beheren, bepaalt dat bedrijf de doeleinden, rechtsgrond, informatie aan bellers en bewaartermijnen. Vraag daarvoor het privacybeleid van het bedrijf dat je belt op; wij verwerken de gegevens binnen de afgesproken opdracht.

5 Stemklonen en gevoelige gegevens

Stemklonen is een afzonderlijke optionele dienst. Voordat wij een stem opnemen of een stemmodel maken, krijgt de stemhouder informatie over het doel, de leverancier, de ontvangers, de bewaartermijn en de manier waarop toestemming kan worden ingetrokken. Wij vragen aantoonbare, specifieke toestemming van de stemhouder. Toestemming van een werkgever of opdrachtgever vervangt die niet. Er moet een reëel alternatief met een standaardstem beschikbaar zijn.

Stemopnames en stemmodellen zijn persoonsgegevens wanneer zij tot iemand te herleiden zijn. Een stem is niet automatisch een bijzonder persoonsgegeven. Wordt stemtechnologie gebruikt voor unieke identificatie, dan kunnen de regels voor bijzondere biometrische gegevens gelden. Wij bieden binnen onze standaarddienst geen biometrische identificatie aan.

Je kunt toestemming voor het gebruik van jouw gekloonde stem intrekken via welkom@hallovindo.nl. Wij stoppen dan nieuw gebruik en zorgen voor verwijdering bij ons en de betrokken verwerker volgens de vooraf meegedeelde termijn, behoudens een concrete wettelijke verplichting. Eerdere rechtmatige verwerking wordt door intrekking niet onrechtmatig.

Onze diensten zijn zakelijk en niet op kinderen gericht. Wij vragen geen bijzondere persoonsgegevens of gegevens van kinderen voor onze gewone dienstverlening. Ontvangen wij deze onbedoeld, dan beoordelen wij of verwerking rechtmatig en noodzakelijk is en verwijderen of beperken wij ze waar dat niet zo is.

6 Met wie wij gegevens delen

Wij delen alleen gegevens die nodig zijn voor het betreffende doel. Personen die namens ons werken krijgen uitsluitend passende toegang en zijn gebonden aan geheimhouding. Voor leveranciers die uitsluitend op onze instructie verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

Afhankelijk van je contact of afgenomen dienst kunnen gegevens terechtkomen bij leveranciers voor websitepublicatie, hosting en opslag; formulieren en communicatie; bestel- en betaalverwerking; boekhouding; zakelijke e-mail, agenda en berichten; planning en publicatie van content; analyse en beveiliging; en AI-telefonie, spraakherkenning en stemgeneratie. Voor zichtbaarheid en content gebruiken wij ChatGPT, Perplexity, Claude, Gemini, Microsoft, Google, Meta, TikTok en LinkedIn als optimalisatie-, publicatie- of communicatieplatforms. Wij delen daarbij uitsluitend gegevens die nodig zijn voor de betreffende publicatie, optimalisatie of communicatie. Deze platforms zijn voor hun eigen verwerkingen zelfstandig verantwoordelijk.

Wij delen gegevens met social media platforms wanneer je via die platforms contact zoekt of wanneer publicatie onderdeel van een opdracht is. Bij een bezoek aan een extern platform gelden ook de eigen privacyregels daarvan. WhatsApp en andere communicatieplatforms kunnen bepaalde gegevens voor eigen doeleinden verwerken; voor die verwerking zijn zij zelf verantwoordelijk.

Ook onze accountant, juridisch adviseur, incassodienst of bevoegde overheidsinstantie kan noodzakelijke gegevens ontvangen wanneer dat voor de administratie, een concrete vordering of een wettelijke verplichting nodig is. Wij verkopen persoonsgegevens niet en verstrekken geen contactbestanden aan derden voor hun eigen reclame.

Onze ontvangers zijn, afhankelijk van de dienst: leveranciers voor websitepublicatie, hosting en opslag; formulieren en communicatie; betaal- en facturatieverwerking; e-mail, agenda en samenwerking; analyse en beveiliging; en AI-telefonie, spraakherkenning en stemgeneratie. Zij ontvangen uitsluitend de gegevens die voor hun functie nodig zijn en handelen, afhankelijk van hun rol, als verwerker voor ons of als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Wij selecteren leveranciers met passende beveiligingsmaatregelen en verwerkersafspraken. Technische leveranciers kunnen wijzigen wanneer dat nodig is voor continuïteit, beveiliging of dienstverlening. Voor verwerkingen in opdracht van klanten verstrekken wij aan die klant op verzoek een actuele subverwerkerslijst.

7 Verwerking buiten de EER

Sommige leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte opslaan of vanuit daar toegankelijk maken. Ook toegang door supportmedewerkers buiten de EER kan een internationale doorgifte zijn. Wij stellen vooraf vast welke doorgiften plaatsvinden en welke waarborgen daarvoor nodig zijn.

Voor onze eigen AI-telefonie is verwerking en opslag binnen de EER ingericht. Voor overige diensten kunnen support, infrastructuur of bepaalde platformfuncties toegang vanuit buiten de EER mogelijk maken. Mogelijke derde landen zijn onder meer de Verenigde Staten en andere landen waar internationale dienstverleners hun infrastructuur of support organiseren. Voor iedere dergelijke doorgifte gebruiken wij een geldig mechanisme: een adequaatheidsbesluit, het EU-VS Data Privacy Framework wanneer de ontvanger daarvoor geldig gecertificeerd is, of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met passende technische en organisatorische maatregelen. Wanneer de gekozen configuratie uitsluitend EER-verwerking gebruikt, vindt geen doorgifte buiten de EER plaats.

Wij gebruiken uitsluitend een doorgiftemechanisme dat op de betreffende ontvanger en verwerking van toepassing is. Een adequaatheidsbesluit voor een certificeringsregeling kan alleen worden gebruikt wanneer de ontvanger geldig is gecertificeerd en de verwerking onder die certificering valt. Bij standaardcontractbepalingen beoordelen wij waar nodig de lokale risico's en aanvullende bescherming.

Je kunt via welkom@hallovindo.nl informatie of een kopie van de relevante doorgiftewaarborgen opvragen. Wij mogen daarin bedrijfsgeheimen en gegevens van anderen afschermen, maar geven voldoende informatie om de bescherming te kunnen beoordelen.

8 Cookies en vergelijkbare technieken

Cookies en vergelijkbare technieken, zoals lokale browseropslag en meetpixels, kunnen informatie op je apparaat opslaan of uitlezen. Strikt noodzakelijke technieken voor een door jou gevraagde functie en bepaalde privacyvriendelijke analysetechnieken mogen binnen de wettelijke uitzonderingen zonder toestemming worden gebruikt. Andere analyse, advertentietracking en vergelijkbare niet-noodzakelijke technieken worden pas geactiveerd na de vereiste toestemming.

Voor technieken waarvoor toestemming nodig is, kun je kiezen per doel en deze weigeren zonder dat wij daardoor de gewone informatieve website ontoegankelijk maken. Keuzes zijn niet vooraf aangevinkt. Je toestemming intrekken moet net zo eenvoudig zijn als toestemming geven. Het sluiten van een melding of verder surfen geldt niet als toestemming.

De huidige website gebruikt uitsluitend technisch noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken voor beveiliging, sessiebeheer, formulierverwerking en het onthouden van je cookiekeuze. Deze technieken worden niet gebruikt om je over verschillende websites te volgen en bevatten geen advertentieprofiel. Analyse-, advertentie- en socialmediacookies worden alleen geplaatst na voorafgaande toestemming. De cookiebanner toont de actuele categorieën, doelen, bewaartermijnen en eventuele ontvangers wanneer zulke technieken worden geactiveerd.

Je kunt je voorkeur aanpassen via de knop 'Cookie-instellingen' die in de cookiebanner en op de website beschikbaar is. Wanneer geen toestemmingsplichtige cookies zijn geplaatst, kun je cookies verwijderen of blokkeren via de privacy- en cookie-instellingen van je browser. Het blokkeren van noodzakelijke cookies kan bepaalde functies beïnvloeden. Links naar sociale platforms plaatsen op zichzelf geen trackingcookies; een ingebouwde widget of video kan dat wel, afhankelijk van de inrichting.

9 Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel. Voor de gewone eigen bedrijfsvoering hanteren wij de onderstaande termijnen. Gegevens die wij uitsluitend in opdracht van een klant verwerken volgen de met die klant overeengekomen termijnen en diens privacybeleid.

Contactaanvragen en niet aanvaarde offertes bewaren wij maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact. Bij een lopend offertetraject blijft het dossier beschikbaar zolang dat traject actief is. Wanneer je klant wordt, gaan de noodzakelijke gegevens over naar het klantdossier.

Operationele klant- en supportgegevens bewaren wij gedurende de overeenkomst en maximaal twee jaar daarna. Bestanden, toegangsrechten en gegevens die eerder niet meer nodig zijn, verwijderen wij eerder. Wij bewaren niet automatisch alle aangeleverde content gedurende die twee jaar.

Facturen en andere gegevens die tot de fiscaal verplichte basisadministratie behoren bewaren wij in beginsel zeven jaar, berekend volgens de toepasselijke fiscale bewaarplicht. Alleen gegevens waarvoor een andere wettelijke termijn geldt worden langer bewaard. Die termijn geldt niet automatisch voor alle e-mails, gesprekken of marketinggegevens.

Nieuwsbriefgegevens gebruiken wij totdat je je afmeldt. Wij beoordelen daarnaast periodiek of langdurig inactieve contacten nog nodig zijn. Een minimale afmeldregistratie bewaren wij zolang dat nodig is om je bezwaar te respecteren. Bewijs van toestemming bewaren wij zolang die toestemming wordt gebruikt en daarna maximaal vijf jaar voor het kunnen onderbouwen van naleving, beperkt tot de noodzakelijke bewijsgegevens.

Gewone technische beveiligings- en foutlogs bewaren wij maximaal negentig dagen. Gegevens die nodig zijn voor onderzoek van een concreet beveiligingsincident kunnen langer worden bewaard zolang dat onderzoek of een daarmee samenhangende vordering dit vereist.

Voor onze eigen AI lijnen gelden de concrete termijnen onder artikel 4. Voor stemopnames en stemmodellen geldt de vooraf aan de stemhouder meegedeelde termijn. De levensduur van cookies en de bewaartermijn van gekoppelde meetgegevens staan in het overzicht onder artikel 8 en de informatie bij de betreffende analysetool.

Bij een concreet geschil, een rechtsvordering of een wettelijke bewaarplicht bewaren wij uitsluitend het noodzakelijke deel van een dossier totdat bewaring daarvoor niet meer nodig is. Wij beperken de toegang en gebruiken die gegevens niet meer voor gewone marketing of uitvoering. Wij hanteren voor resterende kopieën in back-ups een maximale bewaartermijn van negentig dagen; daarna worden zij volgens de back-upcyclus van de gebruikte systemen automatisch overschreven of verwijderd, tenzij een langere wettelijke bewaarplicht geldt.

10 Beveiliging

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen die passen bij de risico's, de gebruikte systemen en de gevoeligheid van de gegevens. Daarbij horen beperkte toegangsrechten, geheimhouding, beveiligde verbindingen, zorgvuldig wachtwoord- en sleutelbeheer, multifactorauthenticatie waar ondersteund, beveiligingsonderhoud en afspraken met leveranciers over bescherming, incidenten en verwijdering. Voor onze AI-telefoniedienst zijn onder meer instelbare bewaartermijnen, automatische verwijdering, encryptie, rolgebaseerde toegangscontrole en auditlogging beschikbaar. De dienstverlener vermeldt ISO/IEC 27001:2022- en ISO 9001:2015-certificering en biedt EU-routing en verwerkersovereenkomsten.

Wij beperken de gegevens in AI instructies, uploads en berichten tot wat nodig is. Vertrouwelijke bestanden delen wij via een geschikte beveiligde methode. Geen enkele internetdienst biedt absolute veiligheid. Vermoed je een datalek of misbruik van gegevens, mail ons dan direct via welkom@hallovindo.nl of bel 085 004 1940.

Bij een datalek onderzoeken en beperken wij de gevolgen. Wij informeren de bevoegde toezichthouder en betrokken personen wanneer de AVG dit verlangt. Incidenten leggen wij vast en gebruiken wij om de beveiliging te verbeteren.

11 Jouw privacyrechten

Je kunt vragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken en daarvan een kopie ontvangen. Je kunt onjuiste gegevens laten verbeteren en onvolledige gegevens laten aanvullen. Je kunt onder de wettelijke voorwaarden verwijdering of beperking van verwerking vragen.

Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Tegen gebruik voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken; wij stoppen dat gebruik dan. Wanneer verwerking op toestemming berust, kun je die op ieder moment intrekken zonder dat dit afdoet aan eerdere rechtmatige verwerking.

Voor gegevens die je zelf hebt verstrekt en die wij geautomatiseerd verwerken op grond van toestemming of een overeenkomst, kun je onder de wettelijke voorwaarden een overdraagbare kopie vragen en, waar technisch mogelijk, rechtstreekse overdracht aan een andere partij.

Wij nemen binnen de hier beschreven standaarddienstverlening geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die voor jou rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen hebben. Een AI antwoord, routering of afspraakvoorstel kan wel automatisch tot stand komen. Je kunt onjuiste informatie laten corrigeren en een medewerker vragen je verzoek te beoordelen. Een nieuwe toepassing met ingrijpende geautomatiseerde besluitvorming wordt niet op basis van deze algemene tekst ingevoerd.

Stuur een verzoek naar welkom@hallovindo.nl en geef aan waarop het betrekking heeft. Wij reageren zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand. Bij een complex verzoek of veel verzoeken mogen wij met maximaal twee extra maanden verlengen; wij melden dat binnen de eerste maand met een toelichting.

Wij kunnen aanvullende informatie vragen wanneer wij redelijke twijfel hebben over je identiteit. Dat beperken wij tot wat nodig is; stuur niet uit eigen beweging een volledige kopie van een identiteitsbewijs. Een verzoek is in beginsel kosteloos. Bij een kennelijk ongegrond of buitensporig verzoek mogen wij onder de wettelijke voorwaarden een redelijke vergoeding vragen of weigeren. Wij leggen dat dan uit.

Een recht is niet in elke situatie onbeperkt. Zo kan een fiscale bewaarplicht verwijdering van een factuur verhinderen of kan inzage de gegevens van een ander raken. Wij beoordelen ieder verzoek afzonderlijk en geven de reden wanneer wij het niet volledig uitvoeren.

12 Welke gegevens nodig zijn

Je bent niet verplicht om vrijblijvend onze website te bezoeken met aanvullende tracking of je voor marketing aan te melden. Weiger je marketingtoestemming, dan kun je nog steeds contact opnemen of klant worden.

Voor het beantwoorden van een bericht hebben wij voldoende contactgegevens en de inhoud van je vraag nodig. Voor een overeenkomst zijn identificatie-, factuur- en uitvoeringsgegevens nodig. Voor specifieke diensten zijn bijvoorbeeld accounttoegang, bedrijfsinformatie of een agenda-inrichting nodig. Zonder noodzakelijke gegevens kunnen wij een vraag niet beantwoorden, een bestelling niet afhandelen of het betreffende onderdeel niet uitvoeren. Wij vermelden bij formulieren welke velden verplicht zijn.

13 Klachten en wijzigingen

Heb je een klacht over onze omgang met persoonsgegevens, neem dan contact op via welkom@hallovindo.nl. Je hebt daarnaast het recht rechtstreeks een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl, of bij de bevoegde toezichthouder in het land waar je gewoonlijk woont, werkt of waar de vermeende inbreuk plaatsvond. Ook kun je naar de bevoegde rechter.

Wij kunnen dit privacybeleid wijzigen wanneer onze dienstverlening, gebruikte systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie staat op www.hallovindo.nl/privacybeleid met de versiedatum. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij betrokken personen op een passende manier. Voor een nieuw doel of gebruik waarvoor toestemming nodig is, vragen wij die toestemming afzonderlijk; een wijziging van dit beleid vervangt die niet.